So nicht: Vermeiden Sie diese sechs Fehler bei IT-Präsentationen

Das Bild zeigt eine IT-Architektur, die zur Vorbereitung auf ein Architecture Review Board Meeting visualisiert wurde

„Ich hab´ lieber alles auf einem Slide“ – ist so einer der Sätze, bei denen sich zuerst meine Augen weiten, dann die Nackenhaare aufstellen und es mir schließlich eiskalt den Rücken herunter läuft. In diesem Artikel zeige ich sechs häufige Fehler, die IT-Spezialisten bei Präsentationen vor dem Management machen und was sie dagegen tun können.

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Raus aus dem Methoden-Dschungel: 9 Grundsätze für mehr Wirksamkeit in Unternehmen

Machen Sie schon Six Sigma? Oder immer noch? Sind ihre Projekte PRINCE 2009 oder schon Agile Prince2? Die Welt der Unternehmensverbesserung, sei es in Prozessen oder Projekten, der Organisation oder Kultur, ist voller Methoden.

Aber wissen Sie, am Ende komme ich immer wieder auf meine Basis zurück, die 9 Handlungsgrundsätze. Die sind unabhängig von Methoden und bedürfen weder Training noch Zertifizierung.

Handlungsgrundsatz 1: Wir sorgen für Grundkonsens

Möglichst übereinstimmende Wahrnehmung zum gleichen Sachverhalt durch unterschiedliche Menschen herstellen und dafür sorgen, dass aus dieser Wahrnehmung ein gemeinsames Verständnis dafür entsteht, warum wir das tun, was wir gerade tun wollen (Sinn) und an was wir erkennen, dass wir erfolgreich waren (Gewünschte Wirkung).

Handlungsgrundsatz 2: Wir richten unsere Aufmerksamkeit auf das, was sein soll und das, was ermöglicht

Wir konzentrieren uns auf das, was wir erreichen wollen und auf das, was uns hilft. Es geht darum die Fragen zu beantworten, was die beste Lösung und was notwendig ist, damit wir unser „Ziel“ erreichen. Und nicht: Geht nicht, weil … .

Handlungsgrundsatz 3: Wir kommen ins Tun, fangen (endlich) an

Die Betonung liegt auf dem Anfangen. Das heißt nach Herstellung des „Grundkonsens“ direkt mit dem zu starten, was es zu tun gilt, anstatt endlos darüber zu „schwatzen“. Und das Anfangen sorgt für erste Erfolgserlebnisse, die uns motivieren, noch mehr ins Tun zu kommen. Am Ende entsteht auf diese Weise ein Flow.

Handlungsgrundsatz 4: Wir identifizieren und nutzen die Talente in unserer Organisation

Talent ist die Antwort auf die Frage, für was jemand ein besonderes Händchen hat – unabhängig von

formeller Qualifikation – und daher eine Kollegin oder ein Kollege erste Wahl ist. Denn: Jeder schafft nachweislich da den größten Wert, wo er Dinge tut, die er im Idealfall auch noch gerne tut. Zusätzlich lassen sich Talente deutlich besser entwickeln als vorhandene Defizite zu kompensieren.

Handlungsgrundsatz 5: Wir beziehen das relevante System ein

Das relevante System besteht jeweils aus denen, die mit den Folgen dessen, was es zu tun gilt, umgehen müssen (operativ, administrativ, leitend). Das heißt, die einbeziehen, die wirklich davon betroffen sind, so dass möglichst alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden und damit die Akzeptanz bei allen Betroffenen erreicht wird.

Handlungsgrundsatz 6: Wir nutzen die (konstruktive) Energie in Störungen und Fehlern; innerhalb unserer Organisation

Störungen und Fehler beinhalten Energie, die es zu Nutzen gilt. Das heißt, wir schauen uns Dinge an, die uns fehlerhaft erscheinen, lernen daraus oder entwickeln etwas Neues.

Handlungsgrundsatz 7: Wir generieren Sog und Attraktion

Wir sorgen dafür, dass sich die „richtigen“ Menschen von einer Aufgabe angezogen fühlen und wir keinen „verdonnern“ müssen.  Das bedeutet auch, dass alle nur so lange eingebunden bleiben, wie sie einen Beitrag leisten können – und das auch so empfinden.

Handlungsgrundsatz 8: Wir identifizieren und multiplizieren unsere Erfolgskonzepte

Wir schauen in regelmäßigen Abständen auf das zurück, was wir gemacht haben (ein Meeting, einen Prozess, die Zusammenarbeit im Team, …) und stellen uns die Frage, was war daran besonders gut oder nützlich und was würden wir so wieder tun? Diese Dinge geben wir an andere weiter.

Handlungsgrundsatz 9: Wir nutzen die Intelligenz und Erfahrung von Hirnen außerhalb des relevanten Systems

Menschen einbeziehen, die (formell) keine Ahnung vom Thema haben. „Outsider“, die gerade deshalb mit überraschenden Ideen kommen können, Extreme beleuchten, Dogmen und ungeschriebene Gesetze in Frage stellen.

How to model a cluster in LeanIX

LeanIX is an Enterprise Architecture Management solution with a focus on optimizing your landscape and aligning business and IT. Compared to other EAM tools it is limited in its modeling capabilities. But you can produce some key models without having to use a modeling software. Here is how.


My example is a very common pattern in Enterprise Infrastructures: the fail-over cluster. Mission-critical IT-systems rely on fail-over cluster solutions to reduce downtime to a minimum. Also virtualized clusters are oftentimes built on top of hardware failover solutions. The fail-over cluster pattern allows you to overcome infrastructure failures such as network outages, node failures or operating system standstills.

Here are the steps how to get this kind of system architecture into LeanIX.

1) Create IT components

First you should make sure that you have created all the different IT components in your landscape. For this example we need:

  • The application „SAP ERP“ which supports the business process
  • One IT component of type software representing the software release (here ECC 7.0)
  • One IT component of type software to represent the cluster (for this example a Microsoft Cluster)
  • Two IT components of type hardware to represent the servers forming the cluster

Please note that you should enable parent-children-relationships for IT components. Otherwise all those components would reside on the same level which is not exactly the aim of your documentation. A cluster is more a hierarchical piece of infrastructure architecture. You want to have parent-child-relationships between IT components for this (go to Administration settings to activate this).

2) Open the Free Drawer in LeanIX

Navigate to Reporting, then Visualizer and select Free Drawing.

3) Insert the elements of your cluster

In the drawing app please select Insert Fact Sheets and add the elements of the cluster you created in step 1.

insert

4) Connect the fact sheets

Use arrows or lines to connect the different elements. The result will look like the example below.

connect

Please note that LeanIX does not support a true EAM modeling language such as Archimate. You may add elements from BPMN and UML in free drawing mode. But in the end of the day it is not capable to replace a professional modeling software.

However for presentation purposes I am confident that LeanIX does a decent job. You will be able to produce an architecture image within a couple of minutes without having to learn even another EAM software tool.

5) Download

Yes, you want to have that in your presentation. So just click on Save As and download or print the diagram you just created.

download

Summary: In this post I showed you how to create a nice picture of your technical architecture from LeanIX. There is no need to export LeanIX data into another software and draw a diagram there. You can export the result to PDF or PNG in order to enclose it in your presentation.

Three useful EAM reports in LeanIX

Enterprise Architecture Management means a huge effort in the beginning. However that effort pays in the long, strategic run. Let me show you how LeanIX creates strategic insight into your architecture providing the added value you expect from your EAM department.

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EAM Naming conventions for interfaces

The other day we were discussing naming conventions for modelling interfaces in our Enterprise Architecture tool. There is the general question of a naming convention and the specific application of this question in the context of interface naming. Here are some basic thoughts I´d like to share.

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