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Die eine Kennzahl, mit der Sie alles priorisieren

Wie priorisieren Sie ihre Programme, Projekte, Deliverables, User Stories oder Features? Nach Gutsherren-Art? Nach strategischem Beitrag? Nutzenorientiert? Die Verzugskosten-Analyse ist ein universelles Werkzeug, das die Qualität ihrer Priorisierung signifikant steigern kann.

Wir alle müssen Prioritäten setzen, weil Zeit und Geld knapp sind und daher effizient allokiert werden müssen. In Organisationen (und Projekte sind hier als temporäre Organisationen explizit eingeschlossen) bilden sich unterschiedliche Priorisierungsverfahren heraus. Hier einige mögliche klassische Vorgehensweisen zur Priorisierung:

  • „Finanzielle Kennzahlen“ – hier dient der Business Case als Kriterium mit Kennzahlen wie Rückflusszeit und Net Present Value
  • „Entscheider-Auswahl“ – eine Gruppe von Entscheider wählt die wichtigsten Programme, Projekte, Deliverables nach einer intern festgelegten Arbeitsweise
  • „Gutsherren-Art“ – der Chef entscheidet nach Laune (und das am besten jede Woche neu)
  • „Äußerer Zwang“ – also in der Regel gesetzliche Vorgaben, die zu einem bestimmten Termin umgesetzt werden müssen

Agile Projekte setzen sehr stark die Philosophie von Lean in die Praxis der IT um. Zu einer „Lean IT“ gehört nun einmal auch schlankes Projektmanagement. Aus diesem agilen Projektumfeld stammt das Prinzip der „Cost of Delay“, d.h. übersetzt der Kosten von Verzögerungen. Die Priorisierung erfolgt dabei streng nach dem Prinzip der höchsten Kosten für die „Wartezeit“.

Diesen Gedanken können Sie nicht nur auf die Priorisierung einzelner Features oder User Stories im Projekt anwenden. Sie können auch ihre Projekte nach der Höhe ihrer Verzögerungskosten priorisieren. Und natürlich können Sie auch ihre strategischen Programme auf diese Weise anordnen.

Warum sollten Sie sich auf Verzögerungskosten fokussieren?

Verzögerungskosten verbessern die Qualität ihrer Entscheidungen auf folgende Weise:

  1. Fokus auf Geschwindigkeit und Nutzen
    Viele Unternehmen entscheiden noch unter Effizienz- und Kostengesichtspunkten. Und das trifft besonders auf die „traditionelle IT“ zu. Tatsächlich gilt aber in immer mehr Branchen das Mantra „speed is the new currency“. Diese Philosophie der agilen Projekte basiert auf den Prinzipien von Lean IT.
  2. Zielkonflikte werden messbar und transparent
    Wir stoßen auf allen Levels von Entscheidungen immer wieder auf Zielkonflikte. Sie treten im strategischen Kontext auf, in der Gestaltung von Organisationen und Prozessen und beim Design von Systemen.
    Für das Management von Zielkonflikten auf allen Ebenen bieten sich daher eine Analyse der Kosten von Verzögerungen als universelles Vergleichskriterium an.
  3. Klare Prioritäten
    Eine einzige Kennzahl hilft Ihnen, ihre Priorität zu bestimmen: Kosten einer Verzögerung im Verhältnis zu Gesamtdurchlaufzeit – in Englisch „Cost of Delay Divided by Duration“ (CD3).
    Sie entscheiden sich immer für die Option, die ihre Verzugskosten im Verhältnis zur Durchlaufzeit minimiert.

Wie wenden Sie die Verzugskostenanalyse an?

Sie wollen eine Analyse ihrer Cost of Delay durchführen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Ermitteln Sie den Nutzen ihrer Programme, Projekte, Features, User Stories, etc.

Es gibt vier verschiedene Nutzentypen, die Sie quantifizieren können:

  • Gesparte Kosten (aktuelle Kosten, die gesenkt werden)
  • Vermiedene Kosten (die aktuelle Kostenbasis wird zumindest erhalten)
  • Gesicherter Umsatz (der aktuelle Umsatz wird durch die Maßnahme abgesichert)
  • Neuer Umsatz (durch die Maßnahme entsteht neuer Umsatz)

2. Ermitteln Sie den Einfluss von Terminen bzw. des Terminverzugs

Sie müssen nun feststellen, ob der Nutzen dauerhaft sein wird oder temporär. Im letzteren Fall erreicht der Nutzen einen Höhepunkt und fällt danach wieder.
Zweitens müssen Sie feststellen, ob sich eine Verzögerung auf die Gesamthöhe ihres Nutzens auswirkt. Anschließend ergeben sich die folgenden Fälle:

  • Ihr Nutzen hat einen temporären Lebenszyklus und eine Verzögerung verringert den Gesamtnutzen
  • Ihr Nutzen ist dauerhaft und eine Verzögerung verringert den Gesamtnutzen
  • Ihr Nutzen ist dauerhaft, aber eine Verzögerung hat keine Auswirkung auf seine Gesamthöhe

Im Falle einer externen Deadline (z.B. der Termin, ab dem eine gesetzliche Regelung umgesetzt werden muss) müssen Sie beachten, dass ihre Verzugskosten sich anders verhalten. So lange Sie den Termin einhalten können, sind ihre Verzugskosten 0. Wenn Sie den Termin nicht mehr einhalten können, steigen sie sprunghaft an.

3. Quantifizieren Sie den maximalen Nutzen

In den vorherigen Schritten haben Sie die Nutzenkategorien ermittelt und den Einfluss von Terminverzögerungen auf ihre Optionen festgestellt. Nun quantifizieren Sie den Nutzen ihrer Optionen. Je nach Thema werden Sie hier eine mehr oder weniger komplizierte Excel-Datei erstellen müssen.

Zum Einen können Sie auf in ihrem Unternehmen vorhandenes, gesichertes Datenmaterial zurückgreifen. Aber Sie werden auch schätzen müssen. Wichtig ist, dass Sie die Annahmen für die Schätzungen des Nutzens transparent machen und dokumentieren.

Zusammenfassung: Die Analyse von Verzugskosten ist eine sachliche, faktenbasierte Methode zur Priorisierung und Entscheidungsfindung. Sie konzentriert sich darauf, die Kosten von Verzögerungen in ihren Programmen, Projekten, Prozessen und Systemen zu quantifizieren und zu minimieren. Insgesamt sollen ihre Projekte auf maximale Geschwindigkeit und maximalen Nutzen ausgerichtet werden. Die Methode ist geeignet um strategische, organisatorische und technische Alternativen methodisch zu bewerten.

Sie haben weitere Fragen? Bitte sprechen Sie mich gerne an!