In der Industrie führte die Implementierung von Lean Management und verwandten Methoden wie Six Sigma, Kaizen oder TPM zu einer signifikanten Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in Folge erhöhter Kundenzufriedenheit und erheblicher Kostensenkung.
Die Erfahrungen mit agilen Methoden des Projektmanagements und der Einsatz von Six Sigma, KAIZEN, QFD, KANBAN und weiteren Methoden des Lean Management zeigen eindrucksvoll, dass die Ansätze der schlanken Produktion erfolgreich auf die IT übertragen werden können.
Dieser Beitrag gibt Beispiele für die Anwendungsmöglichkeiten dieser Werkzeuge im praktischen Alltag in der IT. Die genaue Anwendung und Übertragung auf den Arbeitsalltag soll im Rahmen einer Schulung für die operative Ebene beim Kunden vermittelt werden.
Werkzeugeinsatz in IT-Projekten (Hard- und Softwareentwicklung, Embedded, etc.)
Mit Hilfe von Six Sigma Werkzeugen und dem Six Sigma DFSS Zyklus lassen sich Software- und Hardwareprojekte in der IT effektiv und effizient umsetzen. Vorteile der Vorgehensweise sind z.B. schnellere Projekte (z.B. Reduktion der Projektlaufzeiten um bis zu 40%) oder genauere Erfüllung der Anforderungen (durch kurze Schlaufen und Kundenfeedback am Ende jeder Phase).
DFSS (Design for Six Sigma) besteht aus fünf Phasen:
- Define
- Definieren des Projektauftrags und der Ziele
- Business Case
- Risikobetrachtung
- Zeitplan
- Stakeholderanalyse
- Measure
- Ermitteln der Kunden/Anwender und ihrer Bedürfnisse
- Definieren und priorisieren der Kundenanforderungen
- Überführen der Kundenanforderungen an technische Anforderungen an das System
- Analyze
- Konzeptfindung zur Erfüllung der Kundenanforderungen
- Entwickeln der High-Level Systemarchitektur
- Treffen grundlegender Design-Entscheidungen
- Design/ Optimize
- Verfeinern des System-Designs
- Entwickeln von Prototypen
- Soft- und Hardwaretests
- Verify
- Pilotprojekt durchführen
- Go-Live/ Rollout
- Überführen in den IT-Betrieb
Der Six Sigma Ansatz ergänzt die agile Projektmanagementmethode SCRUM und unterstützt diese mit passenden Werkzeugen, z.B. zum schnellen Ermitteln der Anforderungen (s.u.) vor einem Sprint.
Noch effektiver werden die Six Sigma Werkzeuge, wenn man sie in Verbindung mit Werkzeugen aus der Business Analyse ergänzt (z.B. UML-Use-Case-Diagramme).
Beispiele für den Einsatz Six Sigma und LEAN Werkzeuge in IT-Projekten
| Werkzeugbezeichnung | Zweck/ Nutzen | Beispiele |
| Software-FMEA
Fehler-Möglichkeiten- und Einfluss-Analyse |
Identifizieren von Schwachstellen und Risiken sowie definieren der Gegenmaßnahmen | Analyse einer Benutzeroberfläche auf Fehlerquellen (z.B. Fehleingaben od. fehlerhafte Datenübertragungen)
Security Analyse (z.B. für ein Netzwerk) |
| Software-QFD
House of Quality Quality Function Deployment |
Überführen von Kundenanforderungen in Systemanforderungen | „Mit welchen Funktionen soll unsere Software die Kundenanforderungen erfüllen?“
„Welche Design-Merkmale der Benutzeroberfläche unterstützen den Anwender am besten?“ |
| Six Sigma VoC
Voice of Customer |
Sammeln von Kundenstimmen (Bedürfnisse) und überführen in messbare Kundenanforderungen | |
| Six Sigma CTQs
Critical to Quality |
Definieren von messbaren Kundenanforderungen („Postleitzahl muss 5-stellig sein“) und Akzeptanzkriterien („Eingaben von mehr als 5 Stellen werden abgelehnt“) | |
| Six Sigma Kundenbedürfnistabelle | Ermitteln der Anforderungen verschiedener Kundentypen | „Mitarbeiter der Finanzenabteilung ruft jeden Tag den Bericht XYZ auf“ |
| Six Sigma KANO-Analyse | Priorisieren der Kundenanforderungen | Clustern der Anforderungen in „must“, „should“ und „can“ |
| Six Sigma Kreativitätswerkzeuge | Finden kreativer Problemlösungen | Brainstorming /-writing
Morphologischer Kasten Pugh-Matrix |
| Six Sigma Software-Tests | Definieren der Test-Strategien und Methoden | Nutzen von kombinatorischen Testverfahren (Design of Experiments) in der Softwareentwicklung
Design Pattern based Testing |
| Prozess-Funktions-Diagramm | Analysieren von Ist-Prozessen
Definieren von Soll-Prozessen |
|
| Projekt-KANBAN
Daily Scrum |
Steuern von Projektaufgaben | Funktionen einer Software werden in einem Backlog geführt und durchlaufen dann verschieden Phasen, z.B. „Entwicklung, Test, Release“ |
Werkzeugeinsatz im IT-Betrieb
Beim Betrieb von IT-Systemen unterstützen Lean-Werkzeuge im Betriebsablauf effektiv die ITIL-Prozesse Incident, Problem, Change und Release sowie die Service Transition Phase in ITIL V3.
ITIL ist dabei ein Servicemanagement-Rahmenwerk und macht keine Vorgaben hinsichtlich der einzusetzenden Methoden und Werkzeuge. Lean und Six Sigma können diese Lücke füllen. Eine Integration der Werkzeuge in ITIL-Prozesse ist in jedem Fall sehr nützlich und verbessert die Qualität der Prozesse um ein Vielfaches.
Beispiele für den Einsatz von Six Sigma und LEAN Werkzeugen im IT-Betrieb
| Werkzeugbezeichnung | Zweck/ Nutzen | Beispiele |
| Verschwendungsanalyse
7 Types of Waste TIMWOOD/ SWIMTOO |
Identifizieren von Verschwendung | Überflüssige Datensicherungen
Redundante Datenerfassungen Höherer Wartungsumfang eines Servers als erforderlich Lange Wartezeiten im Incident Prozess in Abteilung ABC |
| 5 Why´s
Root-Cause-Analysis |
Ermitteln von Kernursachen, hauptsächlich im ITIL Problem Management | „Warum ist die Häufigkeit der Incidents für die Datenbank XYZ in den letzen Monaten angestiegen?“ |
| Ursache-Wirkungs-Diagramm
Ishikawa Fishbone |
Zusammenführen der Ergebnisse der 5 Why´s | „Warum haben wir die mit dem Kunden vereinbarten SLA-Parameter in den letzten Monaten nicht eingehalten?“ à Ishikawa stellt die unterschiedlichen Kernursachen dar |
| Daily SCRUM
IT-KANBAN |
Etablieren eines „Pull-Prinzips“ im Tagesgeschäft | Alle Betriebsaufgaben im Team werden über ein tägliches Meeting selbstorganisiert gesteuert (z.B. Datensicherungen durchführen, Desktops ausliefern, etc.) |
| Change FMEA | Identifzieren der Risiken für einen ITIL-Change | Beschreiben der Change-Auswirkungen und Risiken für den Releasewechsel einer Datenbank |
| COPQ
Cost of poor quality |
Messen aufgrund schlechter Qualität entstandenen Kosten | Bearbeitungszeit für auftretende Incidents nach einem fehlgeschlagenen ITIL-Change |
| Control Charts | Visualisieren von Messergebnissen | Z.B. darstellen und analysieren von SLA-Parametern |
| 5-S (Sort, Standardize, Straighten, Systematize, Scrub) | Organisieren der Arbeitsplätze | Strukturieren der Ablage von System-Dokumentationen auf dem File-Server
Aufräumen und Sortieren von Backup-Bändern |
| Visual Management | Effektivere Darstellung relevanter Informationen mit Hilfe von Visualisierungen | Burn-Down-Chart eines Scrum-Sprints
Taskboard einer Support-Einheit Abbildung der SLA-Monitoring-Ergebnisse als Charts |
| Six Sigma CTQs | Definieren von messbaren Vereinbarungen für ein Service Level Agreement | |
