Heute geht es um Verschwendung in der Informationstechnologie, genauer gesagt um insgesamt sieben Arten der Verschwendung. Ich werde euch jeweils zeigen, wie ihr sie erkennen und vermeiden könnt.
Das Prinzip der sieben Verschwendungsarten geht auf das Toyota Produktionssystem und dem daraus entwickelten Lean Management zurück. Eines der Prinzipien von Lean ist nämlich, Verschwendung und sinnlose Tätigkeiten zu vermeiden. Der japanische Begriff dafür lautet „Muda“.
Was ist Lean IT?
Lean IT ist die Anwendung der Lean Management Prinzipien in IT-Organisationen. Es ist eine Sammlung von Prinzipien, Werkzeugen und Best Practices, die sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene dazu beitragen, eine IT-Organisation effektiver und effizienter zu machen.
Lean IT besteht aus den folgenden vier Kernthemen: der Lean Kultur, den Lean Prinzipien, dem Lean Planning und den Lean Werkzeugen bzw. Tools.
Der Ansatz zielt unter anderem darauf, die Effizienz und Qualität in IT-Prozessen durch die Reduktion von Verschwendung zu verbessern.
Lean IT erfüllt noch weitere Aufgaben, aber heute geht es um das Vermeiden von Verschwendung. Und genau da steigen wir jetzt ein.
TIMWOOD = 7 Arten der Verschwendung in IT
Im Lean IT Management kennen wir insgesamt sieben Arten der Verschwendung, auch genannt „Muda“, nach dem japanischen Wort für „Verschwendung“ oder „sinnlose Tätigkeit.
Diese Verschwendungen gilt es zu erkennen und zu eliminieren. Damit ihr sie euch leichter merken könnt, prägt euch das Wort „TIMWOOD“ ein. Jeder Buchstabe in TIMWOOD steht für eine der sieben Verschwendungsarten (allerdings auf Englisch).
TIMWOOD steht also für: Transport, Inventory, Move, Waiting, Overproduction, Overengineering und Defects, also Störungen.
Nun gehen wir auf die einzelnen Verschwendungen jeweils im Detail ein.
Transporte
Erstens „Transport“. In diese Verschwendungskategorie fallen alle unnötigen Bewegungen von Daten und Informationen. Jedes unnötige Hin- und Herbewegen von Daten, wie z. B. durch ineffiziente Netzwerke oder unnötige Kopien von Datenbanken, stellt eine Verschwendung dar.
Ein weiteres Beispiel ist die häufig inflationäre Verwendung der CC-Funktion bei Emails. Oder die Installation einer Software mittels eines lokal eingelegten Datenträgers statt einer Remote-Installation.
Indem ihr dafür sorgt, dass Daten und Informationen sofort dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden, vermeidet ihr unnötige Transporte.
Inventory (Bestände)
Lean IT ist die Anwendung der Lean Management Prinzipien in IT-Organisationen. Es ist eine Sammlung von Prinzipien, Werkzeugen und Best Practices, die sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene dazu beitragen, eine IT-Organisation effektiver und effizienter zu machen.
Lean IT besteht aus den folgenden vier Kernthemen: der Lean Kultur, den Lean Prinzipien, dem Lean Planning und den Lean Werkzeugen bzw. Tools.
Der Ansatz zielt unter anderem darauf, die Effizienz und Qualität in IT-Prozessen durch die Reduktion von Verschwendung zu verbessern.
Lean IT erfüllt noch weitere Aufgaben, aber heute geht es um das Vermeiden von Verschwendung. Und genau da steigen wir jetzt ein.
Motion / Move (Bewegung)
Nächste Verschwendungsart ist „Motion“, also die unnötige Bewegung von Mitarbeitern oder Geräten. Dies kann man auf verschiedene Weisen interpretieren.
Erstens natürlich kann es um physische Bewegungen gehen. Stellt euch einen Kommunikations-Techniker vor, der immer wieder zu seinem Werkzeugkasten laufen muss. Oder einen Berater, der lieber zum Kunden reist statt Videokonferenzen zu machen.
Aber auch unnötige „geistige“ Bewegung sollte vermieden werden. Das heißt jetzt nicht, dass ihr aufhören sollt nachzudenken. Gemeint ist zum Beispiel der ständige Wechsel zwischen Projekten, Themen und Aufgaben und die damit verbundene. „geistige Rüstzeit“. Oder wenn die Bedienung einer IT-Anwendung zu kompliziert und verwirrend ist, sodass die Anwender viel Zeit brauchen um die gewünschten Funktionen zu finden.
Waiting (Wartezeit)
Die nächste Form der Verschwendung wird „Waiting“ genannt. Es geht also um vermeidbare Wartezeiten.
Beispiele dafür kennen wir alle: lange Ladezeiten in einer Anwendung, Warten auf eine Genehmigung oder Entscheidung oder die langen Lieferzeiten für Hardware während der Pandemie. Auch das Warten auf Informationen oder auf eine Reaktion des Supports fallen in diese Kategorie
Natürlich könnt ihr während der Wartezeit an anderen Aufgaben arbeiten, aber das ist eben nicht immer der Fall und auch nicht sehr effektiv.
Overproduction
Die fünfte Verschwendungsform ist die Overproduction. Das heißt, euer IT-Projekt oder euer IT-Betrieb produzieren über den tatsächlichen Bedarf hinaus. Und der Kunde ist in der Regel nur bereit, für seinen Bedarf zu zahlen und nicht mehr.
Beispiele für Überproduktion sind, erstens: In einem Projekt werden Berichte und Dokumentationen angefertigt, die entweder nicht angefordert wurden oder sich als unnötig herausgestellt haben. Ein zweites Beispiel ist die Entwicklung von Features, die vom Kunden nicht gewünscht wurden. Ein drittes Beispiel wäre die Beschaffung überdimensionierter Hardware, wobei sich das mit dem ersten Punkt, Inventory, überschneidet.
Overengineering (Überbearbeitung)
Die sechste Kategorie lautet „Overengineering“. Hier geht es darum, dass etwas so lange bearbeitet wird, bis die einzelnen Arbeitsschritte keinen Mehrwert mehr bieten.
In der IT-Beratung wäre das zum Beispiel der Fall, wenn ihr für einen Kunden ein Power Point Präsentation zu einer Konzeptfrage im Umfang von 10 Slides erstellen sollt. Stattdessen gebt ihr eine 150-seitige Ausarbeitung ab, die zahlreiche unnötige Details enthält.
Im IT-Projektmanagement gibt es ähnliche Beispiele:
- zu detaillierte Pläne
- mehrfache Iteration von Designs und Prototypen, obwohl der Kunde zufrieden ist
Und ein letztes Beispiel noch aus der Welt der IT-Systeme und Architekturen: wenn ihr den Webserver für den Speiseplan eurer Kantine als redundantes Cluster-System aufbaut.
Ein Hinweis noch: Overproduction und Overengineering sind zwei Verschwendungsformen, die häufig zusammen auftreten. Wo das eine ist, ist das andere nicht weit.
Defects (Störungen)
Letzte Form der Verschwendung sind Defects, also Fehler und Störungen. Ganz klar, worum es hier geht: die Qualität der geleisteten Projektarbeit und die Störungsanfälligkeit eurer IT-Systeme.
Jeder Fehler und jede Störung muss behoben werden – und das führt natürlich sofort zu unnötigen Wartezeiten, zusätzlichen Transporten, vermeidbaren Bewegungen von Personal und so weiter.
Störungen sollten also möglichst vermieden werden, egal ob es sich um eine versehentliche Falscheingabe oder einen Berechnungsfehler in einem Business Case handelt.
Im IT-Projektmanagement etabliert ihr ein Qualitätsmanagement, um sicherzustellen, dass euer Projekt die Qualitätsziele erfüllt. Wie das geht, habe ich euch in meinem Beitrag zum Qualitätsmanagement in IT-Projekten gezeigt.
Im IT-Betrieb könnt ihr Fehler und Störungen mit Hilfe eines Servicemanagement-Frameworks messen und diese gezielt verbessern. Ein Beispiel dafür ist die IT Infrastructure Library, kurz ITIL.
Zusammenfassung
Kommen wir zum Ende des Beitrags. Wir haben heute Muda kennengelernt, die sieben Arten der Verschwendung in der Informationstechnologie. Verschwendung zu vermeiden ist ein sehr wichtiges Prinzip aus dem Lean Management.
Das Lean IT Management ist die Adaption der Lean Kultur, der Lean Prinzipien und ihrer Werkzeuge, die in der Produktion entwickelt wurden, auf die Welt des IT-Betriebs und der IT-Projekte. Auch die sieben Verschwendungsarten finden wir daher unter den Prinzipien des Lean IT Management wieder.
Mit Hilfe des Wortes TIMWOOD könnt ihr euch die sieben Kategorien merken. Kurze Wiederholung: TIMWOOD steht für: Transport, Inventory, Move, Waiting, Overproduction, Overengineering und Defects, also Störungen.
Ich hoffe, dieser Beitrag hat euch wertvolle Einblicke in das Thema Lean IT und das Konzept von „Muda“ gegeben. Überlegt doch mal, wo ihr überall Verschwendung in der Informationstechnologie vorfindet und schreibt es mir unten in die Kommentare. Ebenso könnt ihr dort natürlich auch alle anderen Fragen oder Anregungen hinterlassen, auf die ich dann gerne eingehe.
