Hallo und herzlich Willkommen, liebe IT-Projekt Community.
Mein Name ist Stefan, ich bin IT Projektmanager und in dieser Videoreihe möchte ich mit euch in die Grundlagen des IT Projektmanagements eintauchen.
In den ersten Teilen der Serie wird es darum gehen, erstmal ein paar grundlegende Begriffe zu erläutern, wie zum Beispiel jetzt sofort das Thema: „was ist eigentlich ein Projekt?“ Und in späteren Folgen solche Themen wie Projektmanagement, Projektrisiken, Ziele setzen usw. Darüber hinaus werde ich natürlich auch methodische Tipps geben, aber dazu kommen wir dann später.
Ja, lass uns für heute erstmal ins Thema einsteigen mit einer ganz einfachen Definitionsfrage.
Was ist eigentlich ein Projekt?
Ich vergleiche Projekte gerne mit Schiffen. Ein Projekt ist im Grunde genommen wie ein Schiff, es hat einen Startpunkt und ein Ziel und eine Reiseroute, im Grunde genommen wie der Projektplan. Auf einem Schiff ist auch alles organisiert. So wie in einem Projekt gibt es verschiedene Rollen mit verschiedenen Beiträgen, die zum Gelingen der Reise erbracht werden. Auf einem Schiff finden auch ganz viele verschiedene Aktivitäten statt, die das Schiff dem Ziel der Reise näherbringen. Und ähnlich wie ein Schiff eine Schiffsreise hat auch ein Projekt ein Ergebnis, häufig sogar monetär bewertbar. Man unternimmt die Schiffsreise ja nicht zum Spaß (also die Kreuzfahrtgäste vielleicht) aber nicht der Unternehmer, der das Kreuzfahrtschiff losschickt. Und dementsprechend gibt es natürlich eine gewisse Wirtschaftlichkeit, bei der sich eine solche Schiffsreise, ein solches Projekt rechnet und in anderen Fällen eben nicht.
Ein wichtiger Faktor von Projekten ist natürlich, dass sie zeitlich begrenzt sind, ähnlich wie die Schiffsreise hat ein Projekt einen definierten Start und ein definiertes Ende. Auch wenn sich dieses Ende immer mal wieder nach hinten verschieben kann. Auch was den Umfang des Projekts angeht, gibt es in der Regel feste Grenzen. Und das ist auch wieder ähnlich wie bei einem Schiff. Man kann sich das so vorstellen. Mein Schiff hat einen begrenzten Laderaum. Meine Mannschaft kann nur bestimmte Typen von Gütern mit diesem Laderaum transportieren. Wenn sich der Umfang meiner Ladung ändert, also die Art der Güter oder deren Menge, dann kann es sein, dass ich meine Mannschaft anpassen muss. Oder ich muss am Schiff technische Erweiterungen vornehmen, damit das überhaupt möglich ist. So ähnlich ist es auch beim Projektumfang: man kann ihn eben nicht so einfach ändern, ohne die anderen Parameter wie Zeit und Kosten ebenfalls zu beeinflussen.
Letzte wichtige Eigenschaft von Projekten ist ihre sogenannte Einzigartigkeit. In der Regel wird bei einem Projekt etwas Neues geschaffen oder etwas Bestehendes wird entscheidend verändert. Und damit entsteht sozusagen eine neue Version von etwas, das vorher da war. Diese Abläufe sind in der Regel immer einzigartig und das unterscheidet Projekte auch im Wesentlichen von Prozessen. Prozesse in Organisationen haben in der Regel nämlich auch einen definierten Umfang und eine definierte Laufzeit und sie sind organisiert und sie bestehen aus Aktivitäten. Aber sie sind enorm repetitiv. Sie wiederholen sich ständig und sind nicht so einzigartig wie Projekte. Ganz im Gegenteil könnte man ein Projekt im Grunde genommen auch als eine Art Kette von verschiedenen Prozessen beschreiben. Das ist vielleicht eine viel richtigere Darstellung davon, wie sich beide zueinander verhalten.
Unser Projektschiff durchläuft in der Regel verschiedene Phasen, bevor es sein Ziel erreicht. Und so wie bei Schiffsreisen ist es auch mit Projekten: Hier kann man verschiedene Phasen unterscheiden. Bevor das Projekt auf die Reise geht, muss es zunächst initiiert werden – Schiffe werden „klariert“, also „klar zum Auslaufen“ gemacht. Und Projekte, die initiiert werden, werden an den Start gebracht, damit sie letztlich in die Ausführungsphase übergehen können, wo sie dann die erwünschten Leistungen erbringen beziehungsweise die gewünschten Ziele erreichen. Und am Ende der Reise, wenn das Projekt fertiggestellt ist, gibt es eine Abschlussphase, in der dokumentiert wird, aufgeräumt wird, an den Betrieb übergeben wird. Ähnlich wie bei einer Schiffsreise, die Mannschaft geht von Bord, es wird gereinigt, es wird modernisiert und für die nächste Reise klar gemacht. Projekte sind also ähnlich wie Schiffsreisen in mehrere Phasen aufteilbar.
1.2 Was ist das Besondere an IT-Projekten?
Eigentlich sind Projekte in der Informationstechnologie erstmal normale Projekte an sich. Aber wie wir alle in der Informationstechnologie, die wir da schon seit Jahren drinstecken, wissen, ist unser Umfeld nun mal technologisch sehr komplex.
Und nicht nur das: diese technische Komplexität unterliegt auch noch einem enorm schnellen Wandel. Das heißt, ständig ändert sich auch die technologische Konfiguration.
Dazu kommen in den letzten Jahren ständig steigende Anforderungen an IT-Sicherheit und auch an den Datenschutz. Wir haben in den letzten 10 Jahren neue Datenschutzregulierungen an den Markt kommen sehen.
Wir haben auch einen enormen Anstieg von IT Sicherheitsangriffen gesehen, die dazu geführt haben, dass IT Sicherheitsmaßnahmen in vielen Unternehmen verstärkt wurden.
Eine weitere wichtige Besonderheit von IT-Projekten ist, dass wir es häufig mit interdisziplinären Teams zu tun haben. Denn wir haben in der IT häufig eine ganze Kette von verschiedenen beteiligten Kollegen für Infrastruktur, Kollegen, für User, User Experience Design, Kollegen für Marketing …
Und dann müssen wir häufig noch mit den Fachbereichen zusammenarbeiten, die uns dann letztlich auch ihre Anforderungen mitteilen und mit uns zusammen zum Beispiel Produkte entwickeln.
Und diese Interdisziplinarität ist eine große Herausforderung, gerade weil man häufig dann mit wenigen Spezialisten zu einem bestimmten Fachthema zu tun hat.
Und nicht zuletzt ist es natürlich so, dass wir in unseren IT-Projekten immer wieder erleben, dass sich die Anforderungen ändern, dass wir überhaupt eine sehr vielfältige Bandbreite an Erwartungen und Anforderungen erfüllen sollen und oftmals wahre Wunder erwartet werden.
All das sind große Herausforderungen für uns IT Projektmanager und macht unsere Jobs teilweise natürlich sehr stressig.
Zusammenfassung
Ich hoffe, das war ein guter Überblick für euch. Wie gesagt, ganz einfache Einstiegsthemen im Grundkurs Projektmanagement 101 und ich hoffe ihr seid auch bei den weiteren Folgen dabei. Sollten sich für euch Fragen ergeben haben oder ihr habt Ideen und Anregungen für weitere Videos, dann gerne unten in den Kommentaren hinterlassen.
Und wenn euch das ganze irgendwas gebracht hat, dann würde ich mich freuen, wenn dieser Beitrag an jemanden weiterleitet, der vielleicht ebenso davon profitieren könnte, dann bis zum nächsten Mal auf Wiedersehen.
